Cenová nabídka, objednávka a faktura v jednom toku
Dispečink autobusové dopravy začíná u cenové nabídky — zákazník poptá zájezd, vy vystavíte nabídku s trasou, termínem a cenou. Ve Flotea na to nemusíte otevírat další program: nabídku připravíte přímo v systému a když ji zákazník odsouhlasí, převedete ji jedním krokem na objednávku a následně na fakturu.
Data se přitom nepřepisují ručně. Trasa, počet kilometrů, termín a cena se propíší z nabídky dál, takže nevzniká rozdíl mezi tím, co jste zákazníkovi slíbili, a tím, co mu nakonec vyfakturujete. Celý tok nabídka → objednávka → faktura zůstává provázaný a dohledatelný u konkrétní zakázky.
Vystavení daňového dokladu, ISDOC a odeslání zákazníkovi
Z odsouhlasené objednávky vygenerujete daňový doklad se všemi náležitostmi — číselnou řadou, identifikací odběratele i dodavatele a rozpisem plnění. Číslování a snímek dokladu řeší systém, takže se čísla nepřekrývají a jednou vystavená faktura zůstává neměnná.
- Export do formátu ISDOC pro elektronickou výměnu dokladů s účetními systémy zákazníka
- Odeslání faktury e-mailem přímo zákazníkovi z aplikace, včetně PDF přílohy
- Ověření DIČ odběratele proti registru plátců DPH
Účetní nebo majitel tak nemusí doklad ručně přenášet mezi programy — vystaví ho, odešle a má hotovo.
Přehled vyfakturováno a nevyfakturováno
Největší díra v cash flow menší dopravní firmy je odjetá zakázka, na kterou se zapomnělo vystavit fakturu. Flotea proto drží přehled, které přepravy jsou už vyfakturované a které čekají na fakturaci, takže žádná odjetá jízda nezůstane bez dokladu.
Ve finančním přehledu vidíte stav zakázek pohromadě a dispečer i účetní pracují nad stejnými daty jako řidiči a plánovací tabule. Fakturace tak není oddělená agenda v Excelu, ale přirozené pokračování zakázky, kterou jste už naplánovali a odjeli.
DPH v osobní dopravě jednoduše
Osobní doprava má v ČR svá specifika a Flotea s nimi počítá už při vystavení dokladu. Pro tuzemskou přepravu osob se uplatňuje snížená sazba 12 %, zatímco mezinárodní osobní doprava je od DPH osvobozená (0 %).
Sazbu tak nemusíte u každé faktury dohledávat ani hlídat ručně. Konkrétní posouzení každého případu vždy patří vaší účetní, systém vám ale usnadní správné nastavení daňového dokladu podle typu přepravy.