Zásady ochrany osobních údajů

Platné od 27. 10. 2026 (předchozí verze 21. 10. 2026)

1. Správce osobních údajů

Správcem osobních údajů je Vectio s.r.o., IČO: 24998044, se sídlem Jana Žižky 623, 504 01 Nový Bydžov, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Hradci Králové, oddíl C, vložka 56712, e-mail: info@flotea.cz, tel.: +420 606 680 506 (dále jen „správce"). Správce provozuje cloudovou aplikaci Flotea — Virtuální dispečer pro správu a řízení autobusové dopravy.

Správce nejmenoval pověřence pro ochranu osobních údajů (DPO), jelikož rozsah zpracování nesplňuje kritéria podle čl. 37 GDPR. Pro otázky ochrany osobních údajů využijte kontaktní e-mail info@flotea.cz.

Vectio s.r.o. vystupuje ve dvou rolích, které tyto zásady rozlišují: jako správce osobních údajů při provozu webu flotea.cz, vyřizování poptávek, správě uživatelských účtů, fakturaci, marketingu a provozním zabezpečení Služby, a jako zpracovatel ve smyslu čl. 28 GDPR u osobních údajů, které do aplikace Flotea vkládá zákazník o svých zaměstnancích a dalších osobách — zejména údajů o řidičích, jízdních výkazech a telematice (viz sekce 9). Informační povinnost vůči těmto osobám (zejména řidičům) plní zákazník jako správce.

2. Jaké údaje zpracováváme

V rámci poskytování služby Flotea zpracováváme následující kategorie osobních údajů:

2.1 Údaje o uživatelích (zaměstnancích zákazníka)

2.2 Údaje o řidičích

2.3 Provozní a telematická data (volitelné — pouze při aktivní integraci telematiky)

Upozornění: Sledování polohy vozidel může nepřímo identifikovat řidiče, a proto se jedná o zpracování osobních údajů zaměstnanců. V tomto zpracování vystupuje zákazník (dopravní firma) jako správce údajů svých zaměstnanců a Vectio s.r.o. pouze jako zpracovatel dle čl. 28 GDPR. Zákazník je povinen své zaměstnance (řidiče) o sledování polohy vozidel informovat v souladu s § 316 zákoníku práce a GDPR před zahájením sledování a prokazatelným způsobem.

2.4 Technické údaje

2.5 Zájemci o Službu (poptávkový formulář na webu)

3. Účely zpracování

Osobní údaje zpracováváme pro následující účely:

ÚčelPrávní základ
Vyřízení poptávky a jednání o poskytnutí Služby (poptávkový formulář, e-mail, telefon)Jednání o uzavření smlouvy na žádost subjektu údajů (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR)
Poskytování služby Flotea a správa uživatelských účtůPlnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR)
Správa řidičů, jízdních výkazů a evidence pracovní dobyPlnění smlouvy, oprávněný zájem
Sledování GPS pozic vozidel a telematických dat (volitelné)Zpracování pro zákazníka jako správce — právní základ stanovuje zákazník (nejčastěji oprávněný zájem čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR)
Fakturace a vedení účetnictvíPlnění právní povinnosti (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR)
Komunikace s uživateli a zákaznická podporaPlnění smlouvy, oprávněný zájem
Zlepšování služby a analýza využíváníOprávněný zájem správce
Zasílání obchodních sděleníSouhlas uživatele (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR)

Poskytnutí údajů — smluvní požadavek a důsledky neposkytnutí. Poskytnutí osobních údajů není zákonnou povinností. V rozsahu nezbytném pro vyřízení poptávky, založení a správu uživatelského účtu a fakturaci jde o smluvní požadavek, resp. o požadavek nezbytný pro jednání o uzavření smlouvy (čl. 13 odst. 2 písm. e) GDPR): bez jména a e-mailové adresy nemůžeme odpovědět na vaši poptávku ani zřídit uživatelský účet a bez fakturačních údajů nemůžeme vystavit fakturu. Údaje označené ve formulářích jako nepovinné (např. telefon, název firmy) poskytovat nemusíte a jejich neposkytnutí nemá na vyřízení poptávky vliv. Poskytnutí údajů pro marketing (souhlas se zasíláním obchodních sdělení, analytické a marketingové cookies) je zcela dobrovolné a jeho neposkytnutí nijak neomezuje poskytování Služby.

4. Doba uchovávání údajů

Osobní údaje uchováváme pouze po dobu nezbytnou pro splnění účelu zpracování:

5. Příjemci osobních údajů a subdodavatelé (sub-processors)

Pro poskytování Služby Flotea využíváme následující subdodavatele (zpracovatele dle čl. 28 GDPR), kteří zpracovávají osobní údaje pouze podle našich pokynů a na základě písemné smlouvy o zpracování osobních údajů:

Subdodavatel Účel zpracování Umístění dat Právní rámec přenosu
Railway Corporation Aplikační hosting, PostgreSQL databáze EU (Amsterdam, europe-west4) GDPR (EU)
Backblaze Inc. Šifrované zálohy databáze EU (Amsterdam, eu-central-003) GDPR (EU)
Anthropic PBC AI asistent/dispečer (Claude), OCR dokumentů USA Standardní smluvní doložky (SCC) dle čl. 46 GDPR
Functional Software Inc. (Sentry) Monitoring chyb aplikace EU (Frankfurt) GDPR (EU)
WEDOS Internet, a.s. SMTP server pro odchozí e-maily Česká republika GDPR (EU)
Google Ireland Ltd. / Google LLC (Firebase Cloud Messaging) Doručování upozornění do mobilní aplikace pro řidiče EU a USA Standardní smluvní doložky (SCC) dle čl. 46 GDPR

Předávání dat do třetích zemí: Hostování aplikace (Railway) a databázové zálohy (Backblaze) jsou plně v Evropské unii (Amsterdam, Nizozemsko); na tyto zpracovatele se vztahuje přímo GDPR. Mimo EU je zpracovávána pouze omezená kategorie údajů: Anthropic PBC (USA) jako poskytovatel AI asistenta (Claude) a OCR dokumentů, kde do USA cestují pouze obsahy konkrétních dotazů a nahraných dokumentů zpracovávaných uživatelem. Tento přenos je zabezpečen standardními smluvními doložkami Evropské komise (SCC) podle čl. 46 odst. 2 GDPR. Databázové zálohy v Backblaze jsou navíc šifrovány. Google (Firebase Cloud Messaging) doručuje upozornění do mobilní aplikace pro řidiče; předává se mu identifikátor zařízení, krátký obecný text upozornění (že řidiči přišla zpráva nebo se změnila jeho jízda) a vnitřní číslo záznamu. Na iPhonu je doručuje přes službu Apple Push Notification service společnosti Apple Inc. (USA), která dostane tytéž údaje. Obsah zpráv ani údaje o jízdě se do upozornění nevkládají — upozornění je viditelné i na zamčené obrazovce telefonu, a text zprávy je proto dostupný teprve po přihlášení v aplikaci. Aktuální smlouvy o zpracování osobních údajů (DPA) všech subdodavatelů jsou dostupné na jejich webových stránkách.

Telematika. Integrace s telematickými systémy se aktivuje pouze na pokyn zákazníka a běží na základě smlouvy a přístupových údajů, které si zajišťuje sám zákazník. Poskytovatel telematiky je v takovém případě zpracovatelem zákazníka (nikoli subdodavatelem Vectio); Vectio pouze bezpečně uchovává přístupové údaje zákazníka a jeho jménem data načítá.

Mapy a trasy. Mapové dlaždice ve webové aplikaci načítá server Flotea od služby Geoapify (smluvní strana KEPTAGO LTD, Kypr) a uživateli je předává sám. Poskytovatel dostane jen číslo dlaždice, ne IP adresu ani jiný údaj o uživateli. Když Geoapify není dostupná, vezme server dlaždici stejně z OpenStreetMap. Mapa v dispečerské části mobilní aplikace zatím stahuje dlaždice OpenStreetMap přímo ze serverů OpenStreetMap Foundation (Spojené království), která tak dostane IP adresu a údaje o zařízení. Pro Spojené království platí rozhodnutí Evropské komise o odpovídající úrovni ochrany osobních údajů (do 27. 12. 2031). Hledání místa podle adresy a výpočet trasy autobusu zajišťuje Geoapify se zpracováním v EU; server Flotea jí posílá jen text hledané adresy, resp. souřadnice začátku a cíle trasy, bez údajů o uživateli.

Osobní údaje mohou být dále předány: orgánům státní správy, pokud to vyžaduje zákon; poskytovatelům platebních služeb pro zpracování plateb; advokátům nebo soudům v případě uplatnění právních nároků.

6. Zabezpečení údajů

Pro ochranu osobních údajů používáme odpovídající technická a organizační opatření, zejména:

7. Vaše práva

Jako subjekt údajů máte v souladu s GDPR následující práva:

Pro uplatnění svých práv nás kontaktujte na info@flotea.cz. Na vaši žádost odpovíme nejpozději do 30 dnů.

8. Soubory cookies a místní úložiště prohlížeče

8.1 Prezentační web flotea.cz

Prezentační web flotea.cz používá tyto kategorie souborů cookies a měřicích nástrojů:

Souhlas udělujete v cookie liště, a to odděleně pro analytické a pro marketingové cookies (druhá vrstva „Podrobné nastavení"). Bez vašeho souhlasu se skripty třetích stran (Google gtag.js, Seznam sul.js) vůbec nenačítají — z vašeho prohlížeče v takovém případě neodchází na servery společností Google ani Seznam žádný požadavek. Technicky je to zajištěno kombinací Google Consent Mode v2 (výchozí stav denied) a podmíněného načítání skriptů.

Souhlas můžete kdykoli změnit nebo odvolat tlačítkem „Nastavení cookies" v patičce kterékoli stránky webu — lišta se znovu otevře s vaší aktuální volbou a změna se uplatní okamžitě; odvolání souhlasu je tak stejně snadné jako jeho udělení (čl. 7 odst. 3 GDPR). Fonty jsou hostované lokálně (self-hosted Inter), nikoli z Google Fonts.

8.2 Webová aplikace app.flotea.cz

Přihlášená webová aplikace používá místní úložiště prohlížeče (localStorage a IndexedDB) pro ukládání technicky nezbytných údajů:

Tyto údaje zůstávají pouze ve vašem prohlížeči, nejsou odesílány třetím stranám a můžete je kdykoli vymazat smazáním údajů prohlížeče nebo odhlášením v aplikaci. Aplikace nepoužívá žádné marketingové, reklamní ani tracking nástroje.

8.3 Souhlas podle § 89 zákona č. 127/2005 Sb.

Používané místní úložiště je zcela nezbytné pro poskytování Služby vyžádané uživatelem (přihlášení, preference). Podle § 89 odst. 3 zákona č. 127/2005 Sb. (ZoEK) se na technicky nezbytné ukládání údajů nevyžaduje souhlas. K marketingovému tracking nedochází.

9. Zpracovatelská smlouva (DPA)

Ve vztahu k osobním údajům zaměstnanců zákazníka (řidičů, dispečerů) a k údajům o zákaznících zákazníka vystupuje Vectio s.r.o. jako zpracovatel ve smyslu čl. 28 GDPR. Zákazník (dopravní firma) je správcem těchto údajů.

Podmínky zpracování osobních údajů jsou upraveny samostatnou smlouvou o zpracování osobních údajů (DPA), která je nedílnou součástí Smlouvy o poskytování služby Flotea — Virtuální dispečer jako Příloha č. 1 obchodních podmínek. DPA upravuje zejména:

10. Automatizované rozhodování, profilování a AI funkce

Při zpracování osobních údajů nedochází k rozhodování založenému výhradně na automatizovaném zpracování, které by pro vás mělo právní účinky nebo se vás obdobně významně dotýkalo ve smyslu čl. 22 GDPR.

Aplikace Flotea obsahuje AI funkce postavené na Claude API společnosti Anthropic (zejména AI asistent/dispečer a OCR — vytěžování dokumentů). AI výstupy mají podpůrnou povahu: AI navrhuje akce a předvyplňuje data, které uživatel před uložením potvrzuje — konečné rozhodnutí činí vždy uživatel. Při použití AI funkcí se společnosti Anthropic předává pouze obsah nezbytný pro daný dotaz či dokument; Anthropic tato data dle podmínek Claude API nepoužívá k trénování modelů (přenos do USA viz sekce 5). O případném nasazení plně automatizovaných rozhodnutí s právními účinky bychom vás předem transparentně informovali (čl. 22 GDPR).

Reklamní personalizace (pouze při souhlasu): Udělíte-li na webu flotea.cz souhlas s marketingovými cookies, aktivují se signály personalizace reklamy Google (ad_personalization, ad_user_data) — jde o formu profilování bez právních ani obdobně významných účinků ve smyslu čl. 22 GDPR. Bez vašeho souhlasu k němu nedochází a souhlas můžete kdykoli odvolat tlačítkem „Nastavení cookies" v patičce webu.

11. Právo podat stížnost

Pokud se domníváte, že zpracování vašich osobních údajů je v rozporu s GDPR, máte právo podat stížnost u dozorového úřadu. V České republice je dozorovým úřadem Úřad pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ), Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.gov.cz.

12. Změny zásad

Správce si vyhrazuje právo tyto zásady aktualizovat. O podstatných změnách budou uživatelé informováni v aplikaci při nejbližším přihlášení nebo e-mailem nejméně 30 dnů před nabytím účinnosti nové verze. Aktuální znění zásad je vždy dostupné na webové stránce flotea.cz.

Kontakt: info@flotea.cz